Dernière mise à jour : 23/03/2026

La présente Politique de Confidentialité explique comment KYA KA SRL, exploitant le nom commercial Nevia, collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de son site internet, de ses échanges commerciaux et de sa future plateforme de gestion sécurisée.

1. Identité du responsable du traitement

Le site et la plateforme Nevia sont exploités par :
KYA KA SRL
Numéro d’entreprise / TVA : BE 0680.743.327
Siège social : Rue de l’Orphelinat 78, 1070 Anderlecht, Belgique
E-mail : legal@nevia.be

Dans le cadre des traitements décrits dans la présente politique, KYA KA SRL agit en principe comme responsable du traitement.
Lorsque, dans certains cas spécifiques, KYA KA SRL traite des données strictement pour le compte d’un client dans le cadre d’une prestation contractualisée, les rôles respectifs des parties peuvent être précisés dans les documents contractuels applicables.

2. Champ d’application

La présente politique s’applique aux traitements de données personnelles réalisés dans le cadre :

• de la navigation sur le site Nevia ;

• de l’utilisation du formulaire de contact ;

• des échanges précontractuels et contractuels avec les prospects et clients ;

• de la création et de l’utilisation de comptes sur la plateforme Nevia ;

• de la gestion des processus de sélection, de présentation et de suivi de candidats ;

• du suivi administratif, contractuel et de facturation lié aux services fournis ;

• de l’utilisation éventuelle d’outils complémentaires tels qu’un module de chat, des outils analytiques ou des outils de suivi marketing, lorsqu’ils seront activés.

3. Catégories de personnes concernées

Nous pouvons traiter des données personnelles concernant :

• les visiteurs du site ;

• les prospects et contacts commerciaux ;

• les représentants, collaborateurs et utilisateurs autorisés de nos clients ;

• les candidats, profils proposés ou personnes évaluées dans le cadre de nos services ;

• les personnes de contact liées à la gestion administrative, contractuelle ou de facturation.

4. Catégories de données collectées

Selon le contexte, nous pouvons collecter et traiter les catégories de données suivantes :

a) Données d’identification et de contact

• nom et prénom ;

• nom de l’entreprise ;

• fonction ;

• adresse e-mail ;

• numéro de téléphone ;

• adresse professionnelle ;

• toute autre donnée de contact communiquée volontairement.

b) Données liées aux échanges et demandes

• contenu des formulaires ;

• messages envoyés via le site, par e-mail ou via le chat ;

• historique des échanges ;

• besoins exprimés, demandes de rendez-vous, demandes de devis ou d’information.

c) Données liées au compte plateforme

• identifiant de connexion ;

• mot de passe ou données d’authentification ;

• rôles, droits d’accès et paramètres de compte ;

• journaux de connexion, actions effectuées dans l’interface, traces techniques de sécurité et d’audit ;

• préférences de compte et données de support.

d) Données liées aux candidats et au recrutement

Selon les services utilisés, nous pouvons traiter :

• CV, parcours et expériences ;

• compétences, diplômes, certifications, langues ;

• disponibilité ;

• zone géographique ou préférences professionnelles ;

• notes d’entretien, appréciations, étapes du processus, statut de sélection ;

• documents ou informations communiqués dans le cadre de l’évaluation d’un profil ;

• commentaires ou retours liés au suivi d’un dossier.

En principe, nous n’avons pas vocation à collecter des données sensibles non nécessaires. Les personnes qui utilisent la plateforme ou qui nous transmettent des dossiers doivent éviter de communiquer des données non pertinentes ou excessives.

e) Données administratives, contractuelles et financières

• données relatives au client ou au contrat ;

• historique des prestations ;

• informations de facturation ;

• factures, références comptables, statut de paiement ;

• coordonnées des interlocuteurs administratifs et financiers.

f) Données techniques et de navigation

• adresse IP ;

• type de navigateur ;

• type d’appareil ;

• système d’exploitation ;

• pages consultées ;

• date et heure de connexion ;

• logs techniques ;

• cookies et technologies similaires, selon les paramètres et consentements applicables.

5. Sources des données

Les données personnelles peuvent être collectées :

• directement auprès de vous, notamment via le formulaire de contact, la plateforme, les échanges e-mail ou les entretiens ;

• auprès de votre entreprise ou de la personne qui vous a désigné comme contact dans le cadre d’une relation commerciale ou contractuelle ;

• dans le cadre de l’utilisation de la plateforme et des services associés ;

• via les outils techniques utilisés pour faire fonctionner, sécuriser et administrer le site ou la plateforme.

6. Finalités du traitement et bases légales

Nous traitons les données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
a) Gestion des demandes de contact et des échanges commerciaux

Nous utilisons vos données pour :

• répondre à vos demandes ;

• organiser un échange ou une démonstration ;

• traiter une demande d’information, de devis ou de prise de contact ;

• assurer le suivi commercial de nos échanges.

Bases légales :

• exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;

• intérêt légitime de KYA KA SRL à gérer ses relations commerciales B2B.

  
  

b) Gestion des comptes et accès à la plateforme

Nous utilisons les données nécessaires pour :

• créer et administrer les comptes utilisateurs ;

• gérer les habilitations, permissions et accès sécurisés ;

• permettre l’utilisation des fonctionnalités de la plateforme ;

• assurer le support utilisateur, la maintenance et l’audit technique ;

• prévenir les accès non autorisés et sécuriser l’environnement applicatif.

Bases légales :

• exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ;

• intérêt légitime lié à la sécurité, à l’administration et au bon fonctionnement de la plateforme.

c) Gestion des candidats, sélection et suivi

Nous utilisons les données relatives aux candidats pour :

• analyser un profil ;

• organiser et documenter les différentes étapes d’un processus de sélection ;

• présenter des profils pertinents à un client concerné ;

• assurer le suivi du dossier, des échanges, des entretiens et des statuts ;

• gérer, le cas échéant, une relation future liée à une mission ou une collaboration.

Bases légales :

• exécution de mesures précontractuelles ;

• intérêt légitime de KYA KA SRL à organiser et exécuter ses services de recrutement, de sélection et de mise en relation ;

• consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment si un profil est conservé au-delà d’un processus déterminé pour de futures opportunités.

  
  

d) Exécution contractuelle, suivi administratif et facturation

Nous traitons certaines données pour :

• gérer la relation contractuelle avec nos clients ;

• suivre les prestations réalisées ;

• émettre les factures ;

• assurer le suivi administratif, comptable et financier ;

• respecter nos obligations fiscales, comptables et légales.

Bases légales :

• exécution du contrat ;

• respect d’obligations légales applicables à KYA KA SRL.

• Fonctionnement, amélioration et sécurité du site et de la plateforme

Nous pouvons traiter certaines données techniques afin de :

• maintenir le site et la plateforme en état de fonctionnement ;

• corriger les erreurs ;

• prévenir les abus, fraudes, accès illicites ou atteintes à la sécurité ;

• produire des statistiques de fonctionnement ou d’usage ;

• améliorer l’expérience utilisateur et la qualité du service.

Bases légales :

• intérêt légitime de KYA KA SRL ;

• consentement lorsque des outils analytiques ou marketing non essentiels sont activés.

7. Accès à la plateforme et sécurité du compte

Lorsqu’un compte utilisateur est créé sur la plateforme, l’utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de l’usage de son compte conformément aux instructions qui lui sont communiquées.
KYA KA SRL met en place des mesures de sécurité adaptées afin de protéger les accès, contrôler les permissions, journaliser certaines opérations et limiter les accès non autorisés. Le RGPD impose la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque.

8. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Certaines données sont nécessaires pour répondre à une demande, créer un compte, traiter un dossier candidat, exécuter un contrat ou établir une facture. Lorsque des données sont indispensables, l’absence de fourniture peut empêcher l’accès à certains services ou le traitement correct d’une demande.

9. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la stricte mesure nécessaire, aux catégories suivantes :

• les personnes habilitées au sein de KYA KA SRL ;

• les membres de l’équipe chargés du suivi commercial, administratif, opérationnel ou financier ;

• les prestataires techniques intervenant dans l’hébergement, la maintenance, la sécurité, l’authentification, le support ou l’infrastructure de la plateforme ;

• Framer, pour les éléments liés au site et au formulaire de contact ;

• Zoho, pour la gestion des demandes, du suivi commercial, du support, du chat ou de certains flux opérationnels si ces modules sont activés ;

• les prestataires comptables, juridiques ou administratifs lorsque cela est nécessaire ;

• les autorités compétentes lorsque la loi l’exige ;

• les clients concernés par un processus de recrutement ou de sélection, uniquement pour les données nécessaires à l’évaluation et au suivi des profils pertinents.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

10. Transferts hors de l’Espace économique européen

L’organisation visée par Nevia est de traiter les données au sein de l’Union européenne.
Si, à l’avenir, certains prestataires impliquent un accès ou un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen, KYA KA SRL veillera à mettre en place un mécanisme de transfert conforme au RGPD, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne, ainsi que les garanties complémentaires requises selon le cas.

11. Durées de conservation

Nous conservons les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies, sous réserve des obligations légales ou de la nécessité de conserver certains éléments à des fins de preuve.
À titre indicatif :

• Demandes de contact et prospects : jusqu’à 24 mois après le dernier échange pertinent ;

• Comptes utilisateurs de la plateforme : pendant la durée d’activation du compte, puis pendant une durée limitée nécessaire à la gestion post-contractuelle, à la sécurité, à l’audit et à la preuve ;

• Données liées aux candidats et aux processus de sélection : pendant la durée du processus concerné, puis jusqu’à 24 mois après le dernier contact significatif ou la dernière mise à jour utile du dossier, sauf suppression anticipée, opposition valable ou autre base de conservation ;

• Données contractuelles, administratives et de facturation : pendant la durée de la relation contractuelle puis, pour les documents comptables et justificatifs pertinents, pendant la durée légale applicable, notamment 10 ans pour certaines pièces comptables et fiscales en Belgique ;

• Logs techniques et données de sécurité : pendant une durée proportionnée à leur finalité ;

• Cookies : selon leur nature, leur durée de vie technique et vos choix de consentement.

12. Cookies et technologies similaires

Le site et la plateforme peuvent utiliser des cookies et technologies similaires pour :

• permettre leur fonctionnement ;

• mémoriser certains paramètres ;

• sécuriser la session et les accès ;

• mesurer l’usage ;

• améliorer les performances ;

• activer, le cas échéant, des outils de communication, d’analyse ou de suivi.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement ne requièrent pas le même traitement que les cookies analytiques, de mesure d’audience avancée, de chat ou de marketing. Lorsque des cookies non essentiels sont utilisés, une information complémentaire et, lorsque requis, un mécanisme de consentement approprié doivent être mis en place.
Si des outils tels que Google Analytics, LinkedIn Insight Tag ou un chat Zoho sont activés, la présente politique et la politique cookies devront être adaptées en conséquence.

13. Sécurité des données

KYA KA SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé.
Ces mesures peuvent inclure, selon les besoins :

• gestion des habilitations ;

• contrôle des accès ;

• journalisation ;

• segmentation des droits ;

• sauvegardes ;

• sécurisation des communications ;

• procédures internes de gestion des incidents ;

• principes de minimisation et de limitation des accès.

Le RGPD impose que le niveau de sécurité soit approprié au risque présenté par le traitement.

14. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation applicable, vous disposez notamment des droits suivants :

• droit à l’information ;

• droit d’accès ;

• droit de rectification ;

• droit à l’effacement ;

• droit à la limitation du traitement ;

• droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable ;

• droit d’opposition, notamment lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ;

• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;

• droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé lorsque les conditions légales sont réunies.

Pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à : legal@nevia.be
Afin de protéger la confidentialité des données, une preuve raisonnable d’identité peut être demandée avant de traiter certaines demandes.

15. Réclamations

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez d’abord nous contacter à legal@nevia.be.
Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Belgique :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles Belgique

L’APD indique que les personnes concernées peuvent introduire une demande d’information, une médiation ou une plainte via ses formulaires dédiés.

16. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, KYA KA SRL appliquera les procédures requises par la réglementation applicable, y compris, lorsque les conditions légales sont réunies, la notification à l’autorité de contrôle compétente dans les délais requis et, le cas échéant, l’information des personnes concernées. L’APD rappelle que certaines violations doivent être notifiées dans les 72 heures lorsqu’elles présentent un risque pour les droits et libertés des personnes.

17. Données des mineurs

Les services de Nevia sont conçus pour un usage professionnel. Ils ne sont pas destinés à être utilisés directement par des mineurs dans le cadre d’un service grand public.

18. Modification de la politique

KYA KA SRL peut modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment afin de refléter une évolution légale, réglementaire, technique ou opérationnelle.
La version publiée sur le site ou la plateforme est celle applicable à la date de consultation.